In verband met de problemen rondom het Coronavirus houden wij voorlopig besprekingen met cliënten zoveel mogelijk telefonisch. Bezoek op kantoor is in overleg mogelijk, hiervoor zijn maatregelen getroffen conform de richtlijnen van het RIVM.  Zittingen bij justitie worden momenteel veelal telefonisch of via Skype gehouden, maar inmiddels vinden er ook meer fysieke zittingen plaats.

Kantoorklachtenregeling Winnips & Schütz Advocaten

Artikel 1              Begripsbepalingen

In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:

  • Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
  • Klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
  • Klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht.

 

Artikel 2              Toepassingsbereik

  1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Winnips & Schütz Advocaten en de cliënt.
  2. Iedere advocaat van Winnips & Schütz Advocaten draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.

 

Artikel 3              Doelstellingen

Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:

  1. Het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
  2. Het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
  3. Behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
  4. Medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
  5. Verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

 

Artikel 4              Informatie bij aanvang dienstverlening

  1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt op de website van Winnips & Schütz Advocaten. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
  2. Indien een klacht niet in onderling overleg wordt opgelost, wordt de klager gewezen op de mogelijkheid van een procedure bij de Geschillencommissie Advocatuur en op de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de deken van de Orde van Advocaten arrondissement Noord-Nederland. Geschillen over door de klager onbetaalde facturen van Winnips & Schütz Advocaten zullen indien niet in overleg tot een oplossing wordt gekomen, naar keuze van Winnips & Schütz Advocaten, eventueel in overleg met de klager, worden voorgelegd aan de Geschillencommissie Advocatuur dan wel de gewone bevoegde rechter.

 

Artikel 5              Interne klachtprocedure

  1. Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar mr. R.A. Schütz, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.
  2. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
  3. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
  4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
  5. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
  6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.

 

Artikel 6              Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

  1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
  2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

 

Artikel 7              Verantwoordelijkheden

  1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
  2. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
  3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
  4. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.